ビジネスの現場で日々膨大に膨れ上がるプレゼンテーション資料や動画データの管理に、頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。カナダに本拠を置く情報管理ソフトウェアの世界的大手、オープンテキストの日本法人は、こうした企業の悩みを解消する画期的なクラウドサービスの提供を2019年11月25日に開始しました。
これまで同社が提供してきた高度な管理システムは、自社専用のサーバーにソフトを組み込む「オンプレミス型」が主流であり、導入のハードルが高い側面がありました。しかし、今回のクラウド化によって、多額の設備投資が難しい中小企業であっても、世界基準の管理ツールを身近に活用できる環境が整ったといえるでしょう。
今回のサービスで鍵となるのが「EIM（エンタープライズ情報管理）」という概念です。これは企業内に点在するあらゆる情報を統合的に管理する手法を指しますが、本サービスは特に「非構造化データ」の扱いに長けています。非構造化データとは、数値のように表計算ソフトで整理しにくい、文書や画像といった自由な形式のデータを意味します。
SNS上では「資料探しに費やす無駄な時間が減りそう」「動画コンテンツの共有がスムーズになるのはありがたい」といった、業務効率化を期待する声が早くも上がっています。散らかりがちなオフィスソフトのファイルや大容量の動画を一つのプラットフォームに集約できる点は、スピード感が求められる現代ビジネスにおいて強力な武器となるはずです。
編集者の視点から見れば、このクラウドシフトは単なる利便性の向上に留まりません。情報の「民主化」とも呼ぶべき変化であり、規模を問わずあらゆる企業が洗練された情報戦略を構築できる時代の幕開けを感じさせます。必要な情報へ瞬時にアクセスできる喜びは、現場のクリエイティビティを大いに刺激することでしょう。
現在はパートナー企業を通じて販売が行われているため、具体的な利用料金については個別のアプローチが必要となります。2019年11月25日というこの日は、日本のオフィスから「あの資料、どこだっけ？」という溜息を消し去る、大きな転換点として記憶されることになるかもしれません。
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