ビジネスの最前線では、重要な見積書や設計図の取り扱いに神経を尖らせる場面が少なくありません。富士ゼロックスは、クラウド上で文書をスマートに管理するサービスにおいて、取引先との共有時に印刷やダウンロードを制限できる画期的な機能を搭載しました。これにより、機密性の高い情報の流出を恐れることなく、スムーズなデジタル共有が可能になります。
2019年11月19日、同社が発表したこの新機能は、提供中のサービス「スマートワークストリーム」の利便性を大きく向上させるものです。SNS上でも「これならメール送信に頼らずに済む」「紙の回収作業から解放される」と期待の声が上がっており、特にセキュリティと効率性の両立を求めるビジネスパーソンの注目を集めているようです。
2018年11月に産声を上げたこのサービスは、ブラウザひとつで利用できる手軽さが魅力と言えるでしょう。専用アプリを導入する手間を省きつつ、複雑な許認可申請や契約書を案件単位で一元管理できます。今回のアップデートでは、管理者側がユーザーごとに「閲覧のみ」といった詳細な権限を付与できるようになり、ガバナンスが一段と強化されました。
紙の回収はもう不要！デジタルが実現する安全な情報共有
これまで多くの企業は、情報の漏洩を恐れて設計図などを紙で手渡し、後日回収するというアナログな手法を採ってきました。しかし、この方法は時間と労力がかかるだけでなく、紛失のリスクも伴います。新機能では「誰がいつ文書にアクセスしたか」というログも克明に記録されるため、不正な動きを未然に防ぐ抑止力としても期待できるでしょう。
さらに注目すべきは、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証を取得した点です。これは電子帳簿保存法という、国税関係の書類をデジタル保存するための厳しいルールをクリアしている証拠です。税務署への申請手続きが簡略化されるメリットは、経理部門の負担を劇的に軽減するはずですし、法対応を急ぐ企業にとっては強力な追い風となるに違いありません。
富士ゼロックスは、複合機メーカーとして長年培ってきた「紙と情報のハンドリング技術」を、クラウドという新たなステージで見事に昇華させています。2018年には国内の複合機出荷台数が前年比で3％減少するなど、ペーパーレスの波は確実に押し寄せています。こうした時代の転換期において、ハードウェアに依存しない付加価値の提供は賢明な選択と言えます。
デジタルプラットフォーム部の田中圭部長が語るように、建設業や小売業といった手続きの多い業界では、既に導入が加速しています。2020年度までに累計200契約を目指すという目標も、この利便性を考えれば十分に射程圏内でしょう。単なる効率化を超え、企業の信頼性を担保するインフラとして、このサービスが浸透していく様子を頼もしく感じます。
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