仕事納めを劇的に変える！デスクを救う「書類デジタル化」習慣とおすすめ最新アプリ活用術

2019年12月17日、いよいよ年末の足音が近づき、デスクに積み上がった書類の山に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。仕事納めを前に、物理的なスペースを確保するだけでなく、情報の管理術を根本から見直すチャンスが到来しています。

IT分野の最前線で活躍するテクニカルライターの酒井麻里子氏は、書類をデータとして保存する「デジタル化」の習慣こそが、片付けの決定打になると提唱されています。デジタル化とは、紙に記載された情報をスキャナーやアプリを使って電子データに変換することです。

最大の利点は、重くてかさばる紙束から解放されることでしょう。原本の紛失リスクがなくなるため、捨てるべきか迷う書類は「まずはデジタル化」というルールを自分の中に設けるのが得策です。SNS上でも「心理的なハードルが下がる」と、この習慣を支持する声が目立ちます。

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スマホがスキャナーに早変わり！初心者向けお手軽テクニック

デジタル化と聞くと難しく感じられるかもしれませんが、手元のスマートフォンで今すぐ始められます。「Office Lens」や「CamScanner」といった無料アプリは、カメラを向けるだけで書類を最適な形で読み取ってくれる非常に心強いツールといえるでしょう。

これらのアプリが優れているのは、単なる写真保存ではなく「PDF形式」での書き出しが可能な点です。PDFとは、異なる端末でも同じレイアウトで閲覧できる電子文書の標準規格を指します。文字主体の資料であれば、細部まで鮮明に記録できるため実用性は十分です。

さらに、文字情報を検索可能にする「OCR処理」が含まれているものもあります。これは、画像内の文字を機械が認識してデータ化する技術のことです。膨大な過去資料の中から、特定のキーワードで瞬時に目的の一枚を探し出せるスピード感は、一度体験すると手放せません。

もし、2019年12月現在で大量の書類を一気に処理したいと考えているなら、5万円程度の投資は必要ですが「スキャナー専用機」の導入が圧倒的に効率的です。1分間にカラーで60面を読み取れる驚異的なスピードは、個人の生産性を別次元へと引き上げてくれるはずです。

取り込んだデータは「Googleドライブ」のようなオンラインストレージに保存するのが王道でしょう。これはインターネット上の保管庫のようなサービスで、無料でも15ギガバイトという広大な容量が提供されています。場所を問わずに書類を確認できるため、移動時間も有効に使えます。

さらに「Evernote」などのノートアプリを併用すれば、デジタル化した後のPDFに手書きメモを添えるといった、アナログ的な柔軟性も維持できます。情報を「持つ」ことから「活用する」ことへ。この習慣が、あなたのビジネスライフをより豊かで軽やかなものに変えてくれるでしょう。