働き方改革やリモートワークの普及に伴い、オフィスのペーパーレス化が急務となっています。こうした時代の要請に応えるように、リコーの国内販売を担うリコージャパンが、ビジネス文書のライフサイクルを丸ごとサポートする画期的な新サービスを2020年2月20日から開始することになりました。
このサービスは、契約書や企画書といった重要書類をスキャンして電子データに変換するだけでなく、その後の保管から最終的な廃棄にいたるまでを一括して請け負うシステムです。従来のサービスでは対応していなかった「元の紙文書の保管」までカバーしている点が、今回の最大の特長と言えるでしょう。
ネット上の反応に目を向けると、SNSでは「これなら書類迷子にならなくて済む」「リモートワークが捗りそう」といった期待の声が寄せられています。特に、元本の保管に頭を悩ませていた総務担当者などから、利便性の高さを評価する具体的な意見が目立っている印象です。
ここで注目すべきは、「クラウド」の存在です。これはインターネット上の仮想的な保管庫を指し、自社にサーバーを設置しなくても、ウェブサイトを通じて外出先から安全にデータへアクセスできます。これによって、場所に縛られない柔軟な働き方がさらに加速するはずです。
また、電子化されたデータはクラウド上で管理しつつ、法的な証拠能力を持つ大切な元本としての紙文書は、同社の強固な倉庫で安全に保管されます。そして、契約時に設定した保管期限が過ぎた書類は、自動的に安全な方法で廃棄処理まで実行される仕組みです。
気になるコスト面ですが、導入時に2万ページをデータ化し、その後は毎月200ページずつ追加していくプランの場合、初期費用は100万円程度を見込んでいます。これに加えて、月額料金として15万円程度が必要となる料金体系です。
契約書や履歴書などの書類は、社内規定や法律によって一定期間の元本保管が義務付けられているケースが多いため、この一気通貫のサービスは非常に合理的です。企業の管理コストや紛失リスクを大幅に削減できるため、今後多くの企業で導入が進むと考えられます。
個人的な見解としては、単なるデータ化に留まらず、書類の「死」にあたる廃棄までを見届け、責任を持つ姿勢に先進性を感じます。これからのオフィスのあり方を根本から変える、まさにデジタルトランスフォーメーションを体現した素晴らしい取り組みです。
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