ビジネスの現場で避けて通れない煩雑な事務作業に、ついに強力な助っ人が登場しました。NTTコミュニケーションズは、取引先から届く紙の請求書をスキャナーで読み取るだけで、その後の処理をすべて自動完結させる画期的なシステムを開発したのです。2019年11月13日の発表によると、まずは自社内での運用を通じてその利便性を徹底的に検証し、将来的には社外への外販も視野に入れているとのことです。
このシステムがもたらすインパクトは絶大で、同社が導入した場合、これまで請求書対応に費やしていた年間約4000時間もの労働力を削減できる見込みとなっています。ネット上のSNSでも「経理の救世主だ」「これこそ働き方改革の真打ち」といった驚きと期待の声が広がっています。毎日膨大な書類と格闘している現場の担当者にとって、この技術は単なる効率化以上の価値をもたらすに違いありません。
RPAとOCRのタッグが実現する驚異の自動入力
今回の仕組みを支えているのは、「RPA」と「OCR」という2つの先端技術の組み合わせです。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、人間がパソコン上で行う定型的な作業をソフトウェアのロボットが代行する技術を指します。一方のOCR（光学式文字読み取り装置）は、紙に書かれた文字を画像として取り込み、デジタルのテキストデータへ変換する装置のことです。
スキャナーで請求書を取り込むと、システムが「会社名」「金額」「振込先」といった経理処理に不可欠な項目を瞬時に抽出します。驚くべきことに、抽出されたデータはそのまま社内の経理システムへ自動的に反映されるのです。NTTコミュニケーションズには年間で約6万件もの請求書が届きますが、これまでは社員が1件ずつ手動で入力していました。このアナログな工程が、テクノロジーによって劇的に変化しようとしています。
現状では、毎月決まった書式で送られてくる請求書を中心に、全体の約半数が自動処理の対象となるようです。さらに、新しい取引先から届く未知の書式であっても、システムに順次学習させることで対応範囲を拡大していくといいます。こうした「学習する仕組み」こそが、従来の単純な自動化ツールとは一線を画す、次世代のビジネスソリューションと言えるでしょう。
加速するバックオフィス業務のDXと今後の展望
事務作業の自動化を急ぐのは、NTTコミュニケーションズだけではありません。ソフトバンク傘下のSB C&Sも、同様にOCRとRPAを組み合わせて領収書などを読み取り、経費精算を効率化する仕組みの開発に注力しています。企業のバックオフィス部門において、もはやデジタル技術による業務変革は避けて通れない潮流となっています。
私個人の見解としては、こうした技術の普及によって、人間はより創造的で付加価値の高い仕事に集中できるようになると確信しています。4000時間という膨大な時間が解放されることで、新しいサービスの企画や顧客との対話に充てるエネルギーが生まれるはずです。ミスが許されない経理業務だからこそ、機械の正確さとスピードを頼ることは、組織全体のメンタルヘルス向上にも寄与するのではないでしょうか。
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