🔥3000人の働き方改革！ビックカメラが実現したシフト自動化と有給取得率2倍の秘訣

大手家電量販店であるビックカメラは、全国に展開する約40店舗で働くおよそ3,000名の正社員を対象に、画期的な勤務シフト自動作成システム「SiBIC（シービック）」を導入しました。このシステムは、店舗や曜日、さらには時間帯ごとの客足の変動、つまり**繁閑（はんかん）**の状況に応じて最適な人員配置計画を自動で導き出すことが可能となったのです。この導入により、これまで担当者の大きな負担となっていたシフト作成作業が9割以上も短縮され、社員の皆さんが休暇を取得しやすい環境が整備された結果、有給休暇の取得率が最大で従来の約2倍にまで向上した店舗も現れています。これは、小売業界における「働き方改革」の成功事例として、非常に注目すべき取り組みでしょう。

この新システムの真価は、2018年末の年末商戦で早速発揮されました。特に、当時大きな話題となっていたQRコード決済「PayPay」のキャンペーンによる店頭の賑わいにも関わらず、ビックカメラ有楽町店（東京・千代田）では混乱なくスムーズな接客や精算が実現されました。この年の12月、全店舗の月次売上高は前年比で23.4％という驚異的な伸びを記録しており、この好調な実績を、まさに裏側でSiBICが支えていたと言えるでしょう。大型店では毎月50時間近くを要していたシフト作成業務が、このシステムによってわずか2時間程度で完了するようになり、業務効率化の面でも絶大な効果を発揮しています。

SiBICは、JRグループのIT企業である鉄道情報システム（JRシステム）とビックカメラが共同で開発したものです。従来のシフト作成は、売上高実績を基に、ピーク時（平日の午後6～8時ごろや土日祝の午後2～6時ごろ、給料日後の月末など）に人気売り場に人員を手厚く配置するという基本方針がありました。しかし、最も困難だったのは、1日の営業時間（基本は午前10時から午後10時までの12時間、早番・遅番の2交代制が原則）の中で、正社員の所定労働時間の制約を守りながら、客足の少ない時間帯と多い時間帯できめ細かく人員数を調整することでした。もし繁忙期に合わせて多めに配置しすぎると、正社員の所定労働時間、つまり雇用契約上の決められた労働時間を守れない可能性が生じたり、閑散期の人員過剰（にんいんかじょう：必要以上の人数を配置してしまう状態）を引き起こす可能性があったのです。

これまでは、担当者が複雑な制約条件をすべて手動で考慮し、パズルのようにシフトを組み合わせていましたが、人員不足への懸念から多めに配置しがちになり、結果として社員が休みを取りにくいという傾向もありました。新システムでは、まず社内の売上管理システムから店舗別・日別・時間帯別の売上データを取得し、必要な人員を自動で算出します。さらに、人事労務管理システムから社員情報や勤務実績、そして社員自身がスマートフォンから上司を介さずに直接入力できるようになった休暇取得希望日などのデータを参照し、これらの様々な制約条件を加味したシフト作成作業を自動化したのです。これにより、「周囲に遠慮せずに休暇を申請できるようになったのではないか」と、業務イノベーション推進プロジェクトの吉沼由紀夫主任も手応えを感じていらっしゃるようです。

もちろん、システムが自動作成したシフト案は、そのまま確定ではありません。「iPhone発売」や「人気ゲームソフト発売」、「社員研修」といった変則的な予定、あるいは冒頭で触れた「PayPayキャンペーン」のような突発的な事象は、最終的にシフト作成担当者が手作業で調整を加える必要があります。しかし、この手作業は従来50時間かかっていた作業全体のうち、わずか2時間程度で済むようになり、大幅な効率化が実現しました。この確定したシフトは、社員がパソコンやスマートフォンからいつでも確認できる体制が整えられています。

実は、このSiBICの共同開発には、現場の納得を得るまでの苦労がありました。ビックカメラは2015年末頃からシフト管理システムの導入を検討し、当初はJRシステムの既製品「勤務シフト作成お助けマン」を試用しましたが、店舗の繁閑が曜日や時期によって細かく変わるビックカメラの複雑な事情には対応しきれず、「使い物にならなかった」という厳しい評価になりました。そこで、JRシステムが新システムの共同開発を提案し、2016年夏に実証実験が開始されたのです。しかし、現場のシフト担当者は「ITを使えば週末は必ず10人配置できるはず」といった過大な期待を抱くこともあり、なかなか現場が納得できるシフト案を生み出すことができませんでした。

開発メンバーは、現場の希望と、総人員数や所定労働時間という現実的な制約の「落とし所」を見つけるために、微調整を繰り返しました。例えば、「月末の土曜日は10人確保するが、月初の土曜日は5人で乗り切る」といった現実的な案で説得を重ねたのです。この開発過程で、無用なルールも見直され、システムは2018年2月にようやく完成し、同年4月から全国の全店舗に展開されました。この取り組みは、単なる効率化に留まらず、現場の声を反映させ、働き方そのものをより良く変えていくという、IT活用の理想的な形を示していると私は考えます。SNSでも、小売業の現場で働く人々からは「うちの会社にも導入してほしい」「休みやすくなるのは本当に羨ましい」といった好意的な反響が多く見られるのではないでしょうか。これは、企業にとっても社員にとっても、そして顧客にとっても「三方よし」となる画期的な事例と言えるでしょう。