オフィス移転や模様替えを検討する際、理想の空間を思い描きながら見積もりを待つ時間はもどかしいものです。大手オフィス家具メーカーのコクヨは、顧客のオフィス図面から立体的な3次元イメージを作成し、約7万点もの自社製品を画面上で配置しながら瞬時に見積もりを算出する新システム「GRIP（グリップ）」の運用を2020年01月09日までに開始しました。
この画期的な取り組みに対して、SNS上では「パズル感覚で楽しそう」「見積もりの待ち時間が減るのは本当に助かる」といった期待の声が多数寄せられています。さらに「手作業での品番入力ミスがなくなるのは画期的」と、実務面の改善に注目するユーザーも少なくありません。
スウェーデン生まれのシステムを独自カスタマイズ
今回導入されたGRIPは、スウェーデンのコンフィグラ社が開発した家具業界向けの見積書作成ソフトです。コクヨは約2年の歳月を費やして自社仕様へとカスタマイズを施しました。単に日本語に対応させるだけでなく、膨大な自社製品のデータを組み込むことで、パソコン画面上でミニチュア家具を並べるような直感的な操作感を実現しています。
画面上で家具の配置を変更すると、連動して品番や価格などの情報が自動で処理されます。これにより、従来発生しがちだった手作業による転記ミスや誤発注を未然に防ぐことが可能となりました。家具の色や素材の変更も容易なため、顧客のこだわりに応じた迅速な再提案が行えます。
安全性の自動チェックと働き方改革への寄与
最新のIT技術を取り入れたこのシステムには、独自の安全対策も組み込まれました。一例を挙げると、複数の棚を積み重ねる際、引き出しタイプは下部にしか配置できない仕様になっています。これは、高所に引き出しがあると地震の際に飛び出して危険であるという、オフィスならではの防災リスクを回避するための工夫です。
さらに、このシステムはクラウド上で稼働しています。クラウドとは、インターネットを経由してどこからでもデータにアクセスできる仕組みのことです。これにより、積算と呼ばれる見積もり算出の専門部署の社員は、オフィスだけでなく自宅やコワーキングスペースでも作業ができるようになり、企業の働き方改革を大きく前進させるでしょう。
スピードが生み出す競争力と編集部の視点
従来の大型案件では、紙のカタログをめくりながら品番を調べていたため、見積もり作成に2時間ほど費やしていました。しかし新システムの活用により、作業時間は約半分に短縮されます。コクヨの担当者は、受注競争を勝ち抜くためには顧客への対応スピードが極めて重要であると熱を込めて語ります。
これまでは、製品を熟知したベテランでなければ難しかった積算業務ですが、システム化によって経験が浅い営業職でも早期に対応可能になる見通しです。属人化しやすい専門業務をテクノロジーで標準化したコクヨの試みは、大都市圏で相次ぐ大型オフィスビル竣工の波を捉える強力な武器になると確信しています。
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